Een eigen bedrijf starten betekent ook op zoek gaan naar nieuwe opdrachten. Voor ondernemers in de bouw, infrastructuur en groenvoorziening kunnen aanbestedingen interessante kansen bieden. Toch lijkt het inschrijven op een aanbesteding soms ingewikkeld, zeker wanneer je er nog weinig ervaring mee hebt. Naast een passende prijs verwachten opdrachtgevers vaak een uitgebreid plan waarin je uitlegt hoe je het werk gaat uitvoeren. Een goed EMVI-plan kan daarbij het verschil maken.
Wat betekent EMVI voor jouw onderneming?
EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Bij deze manier van aanbesteden wordt niet uitsluitend naar de prijs gekeken. Ook kwaliteit kan een belangrijke rol spelen bij het beoordelen van inschrijvingen.
Denk bijvoorbeeld aan duurzaamheid, veiligheid, planning, innovatie en het beperken van overlast. Welke onderdelen meetellen, staat beschreven in de aanbestedingsdocumenten.
Voor kleinere en startende ondernemingen biedt dit mogelijkheden. Je hoeft niet altijd de laagste prijs te bieden om aantrekkelijk te zijn voor een opdrachtgever. Een doordachte werkwijze en concrete oplossingen kunnen eveneens waarde toevoegen.
Daarbij is het wel belangrijk dat je duidelijk kunt onderbouwen hoe je de beloofde resultaten gaat bereiken.
Vertaal praktijkkennis naar een overtuigend plan
Veel ondernemers weten precies hoe ze hun werkzaamheden willen aanpakken. Ze hebben ervaring met materialen, kennen mogelijke risico's en begrijpen welke oplossingen in de praktijk werken.
Die kennis staat echter niet automatisch duidelijk op papier.
Een EMVI-plan vraagt om een gestructureerde beschrijving van je aanpak. Wat ga je doen, waarom kies je daarvoor en welk resultaat mag de opdrachtgever verwachten?
Stel dat je inschrijft op een project waarbij een drukke straat opnieuw wordt ingericht. Dan is het niet voldoende om te vermelden dat je overlast beperkt.
Beschrijf liever hoe je de bereikbaarheid organiseert, wanneer bewoners informatie ontvangen en wie verantwoordelijk is voor eventuele klachten.
Maak afspraken meetbaar en haalbaar
Een sterke inschrijving bevat geen vrijblijvende beloften. Opdrachtgevers willen kunnen beoordelen of jouw aanpak realistisch en controleerbaar is.
De SMART-methode kan daarbij helpen. Hiermee formuleer je doelstellingen die specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn.
In plaats van te schrijven dat je regelmatig overleg voert, kun je bijvoorbeeld vastleggen dat er iedere week een voortgangsoverleg plaatsvindt met de opdrachtgever.
Ook verantwoordelijkheden verdienen aandacht. Door duidelijk te benoemen wie welke werkzaamheden uitvoert, wordt het plan concreter.
Zorg er wel voor dat alle toezeggingen uitvoerbaar zijn. Een ambitieus plan heeft weinig waarde wanneer je de gemaakte afspraken later niet kunt nakomen.
Wanneer is externe ondersteuning verstandig?
Het schrijven van een uitgebreid EMVI-plan kost tijd. Zeker voor een startende ondernemer kan dat lastig zijn wanneer ook de dagelijkse bedrijfsvoering aandacht vraagt.
Soms is het daarom zinvol om een EMVI plan volledig laten opstellen te overwegen. Een externe specialist kan helpen om de beoordelingscriteria te vertalen naar een overzichtelijke en goed onderbouwde inschrijving.
Daarbij blijft de inhoudelijke betrokkenheid van de ondernemer belangrijk. Het plan moet immers aansluiten bij de werkelijke capaciteit, ervaring en werkwijze van het bedrijf.
Makers van plannen houdt zich onder andere bezig met het uitwerken van EMVI-plannen en het begeleiden van aanbestedingstrajecten.
Voorkom fouten tijdens het indienen
Een overtuigend plan is niet voldoende wanneer de inschrijving niet aan de formele voorwaarden voldoet.
Controleer daarom tijdig welke documenten verplicht zijn, hoeveel pagina's het plan mag bevatten en op welke manier de stukken moeten worden ingediend.
Maak een planning met voldoende ruimte voor inhoudelijke controle en eventuele correcties. Laat bij voorkeur ook iemand anders de volledige inschrijving nalezen.
Let daarbij niet alleen op taalgebruik, maar vooral op de aansluiting bij de beoordelingscriteria.
Bouw ervaring op met iedere inschrijving
Niet iedere aanbesteding leidt direct tot een opdracht. Toch kan iedere deelname waardevolle inzichten opleveren.
Vraag na afloop waar mogelijk om feedback en onderzoek welke onderdelen van je plan beter hadden gekund.
Door deze kennis vast te leggen, ontstaat geleidelijk een eigen werkwijze voor toekomstige aanbestedingen.
Voor startende ondernemers is dat misschien wel de belangrijkste investering. Een goede EMVI-aanpak helpt niet alleen bij één specifieke opdracht, maar draagt ook bij aan een professionelere en beter georganiseerde onderneming.